Proforma ve Teklif Yönetim Süreçlerini Dijitalleştiren Özel Çözüm: Proforma Sistemi

Kurumsal yapılarda teklif ve proforma süreçleri, operasyonel verimliliğin doğrudan merkezinde yer alır. Manuel iş akışları hem zaman kaybettirir hem de hata riskini artırır. Bu kapsamda geliştirilen Proforma Sistemi, şirketlerin teklif oluşturma, fiyatlandırma, müşteri yönetimi ve raporlama süreçlerini uçtan uca dijitalleştiren modern ve ölçeklenebilir bir mimari sunar.

Bu makalede sistemin kapsamını, teknik altyapısını, geliştirme sürecini ve iş değerini derinlemesine inceliyorum.

Proje Hakkında

Proforma Sistemi, şirket için özel olarak geliştirilmiş teklif ve proforma yönetim platformudur. Amaç; müşteri taleplerini merkezi bir ortamda toplamak, teklif süreçlerini otomatikleştirmek, fiyatlandırmayı standartlaştırmak ve tüm operasyonu raporlanabilir hâle getirmektir.

Platform; kullanıcı dostu arayüzü, güçlü backend mimarisi ve güvenli veri modeli ile satış ekiplerinin verimliliğini ciddi ölçüde artırır.

Sistemin Temel Özellikleri

1. Modern ve Dinamik Arayüz

ReactJS ve Bootstrap ile geliştirilen frontend, kullanıcıların hızlı ve sezgisel bir deneyim yaşamasını sağlar.

Kritik bileşenler:

• Dinamik teklif ve proforma form yapısı
• Modal tabanlı işlem pencereleri
• Ürün ekleme, fiyat güncelleme ve miktar yönetimi
• Anlık görsel uyarılar ve bildirimler

2. Güçlü Backend ve API Altyapısı

Backend tamamen Django ve Django REST Framework üzerinde inşa edilmiştir.
Sistem; güvenli, modüler ve yüksek performanslı API endpoint’leri ile çalışır.

Başlıca fonksiyonlar:

• Proforma ve teklif CRUD işlemleri
• Onay mekanizmaları
• Revizyon takibi
• Rol tabanlı erişim yönetimi
• Token tabanlı kimlik doğrulama

3. PDF ve Raporlama Modülü

Teklifler ve proformalar tek tuşla PDF olarak üretilebilir.
Raporlama altyapısı sayesinde:

• Tarih aralığına göre teklif analizi
• Kullanıcı bazlı performans raporu
• Ürün bazlı fiyat ve adet değerlendirmeleri
  yapılabilir.

pdfkit, wkhtmltopdf ve Django tabanlı araçlar ile esnek bir çıktı sistemi tasarlanmıştır.

4. Esnek ve Ölçeklenebilir Veritabanı Tasarımı

PostgreSQL ve SQLite kullanılarak geliştirilen veri modeli; ürün, müşteri, teklif ve revizyon ilişkilerini detaylı biçimde kurgular.
Sistem yeni modüllere ve entegrasyonlara hazır bir mimariye sahiptir.

Geliştirme Süreci

1. İhtiyaç Analizi

İlk aşamada şirketin mevcut iş akışı incelenmiş, satıcı ekiplerin kullanım senaryoları çıkarılmış ve tüm modüller netleştirilmiştir.

2. Veritabanı Tasarımı

Teklif–ürün ilişkileri, onay süreçleri ve revizyon yapısı için güçlü bir model kurgulanmıştır.

3. Backend Geliştirme

DRF tabanlı API altyapısı oluşturulmuş, tüm güvenlik ve kimlik doğrulama süreçleri tamamlanmıştır.

4. Frontend Geliştirme

React üzerinde dinamik form yapıları, modallar, interaktif bileşenler ve responsive tasarım hayata geçirilmiştir.

5. PDF & Raporlama

Şablon tabanlı çıktı sistemi ve kapsamlı raporlama modülü entegre edilmiştir.

6. Test Süreci

Birimin ihtiyaçlarına göre UAT senaryoları çalıştırılmış, edge-case testleri yapılmış ve sistem kararlı hâle getirilmiştir.

Kullanılan Teknolojiler

Backend:
Python, Django, Django REST Framework, PostgreSQL, SQLite, Pyodbc

Frontend:
ReactJS, Bootstrap, JavaScript, HTML5, CSS3

Sunucu & Dağıtım:
AWS EC2, Ubuntu, Nginx, UWSGI

PDF ve Raporlama:
pdfkit, wkhtmltopdf

DevOps & Diğer:
Git / GitHub, Amazon Web Services

İş Değeri

Proforma Sistemi, şirketin teklif yönetim süreçlerini:

• Daha hızlı
• Daha hatasız
• Daha standart
• Daha raporlanabilir

hale getirerek operasyonel verimliliği doğrudan artırmıştır.

Tamamen dijitalleşmiş süreçler sayesinde ekipler daha kısa sürede daha fazla teklif üretebilmekte, yönetim ise operasyonu gerçek zamanlı olarak takip edebilmektedir.

Proje detaylarına buradan ulaşabilirsiniz.